Im Rahmen einer Zusammenarbeit mit zahlenden Kunden läuft leider nicht immer alles wie gewünscht. Passiert ein Fehler, der eindeutig in deinem Schuldbereich liegt, ist eine Entschuldigung bei den Kunden unumgänglich und ein Credo für professionelles Auftreten.
Bei kleineren Fauxpas kann dies mündlich oder mit einem netten Anruf erledigt werden. Treten größere Mängel oder Kundenbeschwerden auf, ist es das Mindeste, ein Entschuldigungsschreiben an die betreffenden Kunden zu verfassen. So kannst du verdeutlichen, dass dir das Missgeschick von Herzen leidtut und du um Verzeihung bittest.
Entschuldigung bei Kunden: Vorlage für ein Entschuldigungsschreiben
Bei der Bestellung eines Kunden hat etwas nicht wie versprochen funktioniert und der Kunde ist nun sauer? Dann findest du nachfolgend eine Vorlage für ein Entschuldigungsschreiben inklusive geeigneter Muster-Formulierung.
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Entschuldigungsschreiben an Kunden wegen eines Vorfalls
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Entschuldigungsschreiben an Kunden wegen wiederholten Lieferverzugs
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Mögliche Gründe, warum ein Entschuldigungsschreiben für einen Kunden notwendig ist
Je nachdem, welche Art von Firma, Shop oder Unternehmen du betreibst, hast du mit unterschiedlichen Kunden zu tun. Sind diese unzufrieden mit deiner Leistung oder ihrem erworbenen Produkt, werden sie ihren Unmut kundtun. Dies kann auch eintreten, wenn deine Mitarbeiter die Kunden unangemessen behandelt haben oder ihren Wünschen nicht vollständig nachgekommen werden konnte.
Sobald einer deiner Kunden nicht zufriedenstellend bedient werden konnte und seine Unzufriedenheit äußert, solltest du ein Entschuldigungsschreiben an den Kunden verfassen. Dies gilt auch, wenn du eine falsche Rechnung ausgestellt oder eine wichtige Unterschrift auf einem Dokument vergessen hast.
Welche Inhalte und Formulierungen sollten in deinem Entschuldigungsschreiben an Kunden enthalten sein?
Um ein gelungenes Entschuldigungsschreiben für deine Kunden zu verfassen, solltest du folgende Punkte berücksichtigen:
- Formuliere eine direkte Anrede, damit das Schreiben Persönlichkeit bekommt
- Zeige deinen Kunden, dass du deinen Fehler kennst und einsiehst
- Biete direkt danach eine Lösung für das Problem deiner Kunden an
- Finde die passenden Worte, ohne zu sehr auszuschweifen
- Schreibe als letzten Satz, dass du dich auf die Rückmeldung deiner Kunden und eine gemeinsame Lösung freust und sie gerne als geschätzte Kunden behalten möchtest
- Ort, Datum und deine persönliche Unterschrift sollten keinesfalls fehlen
Formulierungshilfe für eine Entschuldigung an Kunden
“Sehr geehrte(r) Frau (Name) / Herr (Name),
mir ist bewusst, dass es bei der zuletzt erfolgten Lieferung leider einige Unstimmigkeiten gab und Sie nicht die von Ihnen bestellte Ware erhalten haben. Für diesen Fauxpas möchte ich mich im Namen meines gesamten Teams aufrichtig entschuldigen. Um Ihnen keine zusätzlichen Umstände zu machen, wird ein Fahrer des Transportunternehmens XY die falsche Lieferung an einem für Sie passenden Tag kostenfrei abholen.
Damit Sie das gewünschte Produkt erneut bestellen können, möchten wir Ihnen mit einem 20%-Gutschein für die nächste Bestellung ein wenig entgegenkommen. Selbstverständlich übernehmen wir auch die Versandkosten der nächsten Lieferung und werden Sie zusätzlich mit einem kleinen Geschenk überraschen.
Ich freue mich, wenn diese Lösung für Sie adäquat ist und wir Sie als wertgeschätzten Kunden in Zukunft nicht verlieren. Sollte es erneut zu Beanstandungen Ihrerseits kommen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.”
